Online-Handbuch
1. Wie richte ich Budgets für Projekte, Teilprojekte oder Projektphasen ein?
Mit Hilfe des "Soll-Stunden Budget Controlling" können die Stunden Budgets in Projekten, Teilprojekten und Phasen gesteuert werden. Wenn für Projekte, Teilprojekte oder Phasen „Soll-Stunden“ definiert wurden, kann festgelegt werden wann eine Mitteilung zugestellt wird:
- wenn das „Soll“ erreicht wurde
- wenn das „Soll“ erreicht wird
- wenn das „Soll“ überschritten wurde
Time project kann entweder den Projekt-Verantwortlichen oder den Etat-Manager nach dem anmelden in 'time project' warnen. Unter „Stammdaten“ -> „Projekte“ -> „Stundensätze, Finanzen“ im Feld „Soll-Stunden“ wird der Wert eingetragen und die Überwachung mit der Checkbox „Überschreitung der Soll-Std. melden“ aktiviert.
Um die Überprüfung für Teilprojekte oder Phasen zu aktivieren muss im Register „Teilprojekte“ für die entsprechenden Teilprojekte der Soll-Stunden Wert eingegeben und die Überwachung in der Check-Box aktiviert werden. Im Register „Zuordnungen“ muss einen Verantwortlichen, entweder den Etat-Manager und/oder den Projekt-Verantwortlichen, benannt werden.
Einrichten des Überwachungsmanagers
Im Menu „Datei“ -> „Einstellungen“ -> „Globale Einstellungen“ im Register gibt es die ->„Allgemeine Einstellungen“. Im unteren Drittel ist der Bereich für den Überwachungsmanager. Über die zwei Check-Boxen wird definiert Sie die zu warnenden Personen, bei erreichen der definierten Grenzen. Sind beide Check-Boxen deaktiviert erfolgt keine Überprüfung auf Etatüberschreitungen und auch keine Warnung.
Die definierten Warnungen werden hier angezeigt. Rechts befinden sich drei Button, „Neu“, „Ändern“ und „Löschen“. Hier werden die unterschiedlichen Grenzwerte und Mitteilungen für die zu warnenden Personen definiert. Wir empfehlen die Variablen für die Warnungen zu nutzen, da sonst keine Zuordnung zum Projekt, Teilprojekt oder Phase übermittelt werden und somit nicht klar ist, für welches Projekt, Teilprojekt oder Phase die Warnung erzeugt wurde. Die Variablen werden in der Warnung durch Werte bzw. Text ersetzt.
Die Grenzwerte und Mitteilungen sind für Projekte, Teilprojekte und Phasen allgemein. Die maximale Länge des Textes in der Mitteilung kann 255 Zeichen betragen.